娱乐和其他yh0612cc银河政策

参考号。没有。	执行赞助商	政策管家	审批权限	首次批准	上次审核	生效日期	下一条评论
62.51	大学服务和战略副总裁	首席财务官	执行委员会	2011	2024 年 3 月 31 日	2024 年 4 月 1 日	2029 年 4 月

目的
1. 学院认识到需要各种yh0612cc银河来支持学院的举措和目标，同时致力于财务责任。
2. 本政策的目的是为需要为学院内部和外部的个人进行娱乐、活动和会议相关购买的 NSCC 员工制定指导方针和界限。

范围
1. 除非某些集体协议另有规定，否则本政策适用于 NSCC 的所有员工。

定义

术语	定义
一揽子预先批准	yh0612cc银河授权涵盖特定时间段或事件的所有指定yh0612cc银河。用于通过避免个人yh0612cc银河预先批准要求来提高效率。有效期为一年。
大学领导论坛 (CLF)	SLF 成员、学术主席和拥有预算权力的学院管理者。
电子yh0612cc银河报销系统（电子索赔）	该系统用于报销员工符合条件的旅行、娱乐和其他yh0612cc银河。
娱乐yh0612cc银河	在大学正式事务期间招待利益相关者或潜在利益相关者所产生的yh0612cc银河。
执行成员	总裁、副总裁和首席财务官（仅用于本政策的目的）。
yh0612cc银河报告	员工通过电子报销系统提交的大学yh0612cc银河报销报告。
礼物	给予物品而不期望收到任何回报。
接近现金的礼物	易于兑换成现金的物品，包括金融机构向支付卡网络（例如 VISA、MasterCard、American Express）发行的预付礼品卡。
其他yh0612cc银河	员工因大学业务而产生的非娱乐和非旅行相关yh0612cc银河。
请求授权	针对省外旅行和技术采购的电子索赔中的电子预先批准请求。
高级领导力论坛 (SLF)	主任级或以上级别的学院成员。

政策
1. 娱乐和其他yh0612cc银河的批准
  1. 娱乐活动必须以合理的yh0612cc银河安排，参与人数应与活动的重要性相适应。可接受的娱乐目的通常涉及 NSCC 客人、潜在学生群体、校友、捐助者或其他利益相关者。
  2. 负责预算的 CLF 成员无需事先批准即可承担或批准招待yh0612cc银河，最高限额为 100 美元（税前）。使用电子报销（或发票，如果yh0612cc银河直接向学院开具发票）提交的yh0612cc银河报告的批准将被视为预先批准的证据。
  3. 只有负责预算的 SLF 成员才可以在未经事先批准的情况下承担或批准招待yh0612cc银河，最高限额为 1,000 美元（税前）。超过 1,000 美元（税前）的支出需要获得执行成员的书面预先批准。
  4. 只有财务、基金会和校友关系执行董事或经理才能从校友参与基金或其他捐赠者指定的基金（非运营预算）中为校友或捐赠者管理活动承担或批准最多 5,000 美元（税前）的招待yh0612cc银河。任何超过 5,000 美元（税前）的yh0612cc银河都需要获得执行成员的预先批准。
  5. 应该注意的是，工作人员不能批准对其个人直接有利的报销或yh0612cc银河。
2. 膳食
  1. 在讨论组织的战略方向时，可以与大学利益相关者、客人、理事、校友、未来员工、专业同事和捐助者一起用餐。负责预算的 CLF 成员可以提交用于大学业务目的的餐费收据，无需事先批准，最高限额为 100 美元（税前）； SLF 会员的最高限额为 1,000 美元（税前）。超过 1,000 美元（税前），需要获得执行成员的书面预先批准。
  2. 小费时，合理的小费定义为税前总账单的 15-18% 左右。超过 18% 的小费金额将不予退还（除非美元价值差额小于 2 美元）。
3. 餐饮和会议
  1. 当大学商务会议的持续时间包括午餐时间时，餐饮yh0612cc银河可在预算经理/主管书面批准后报销。使用电子报销（或发票，如果yh0612cc银河直接向学院开具发票）提交的yh0612cc银河报告的批准将被视为批准的证据。
  2. 与在办公室外举行的午餐时间会议相关的yh0612cc银河应遵循上述第 4.2 节中的指导。
4. 加班餐
  1. 当非工会员工是已请求由预算经理/主管在其正常工作地点工作，在预定工作时间后至少加班 3 小时，提供收据后即可索取餐费。使用电子报销（或发票，如果yh0612cc银河直接向学院开具发票）提交的yh0612cc银河报告的批准将被视为预先批准的证据。
  2. 工会员工必须遵守各自集体协议中规定的加班用餐准则。使用电子报销提交的yh0612cc银河报告的批准将被视为批准的证据。
5. 酒精
  1. 对于某些活动、餐饮或活动，只要维持美元价值签名权限（如上所述），酒精可能是合适的AND记录在案的预先批准由执行成员授予。
  2. NSCC 基金会和校友关系执行董事有权购买酒精，无需获得与校友或捐助者管理直接相关的执行成员的预先批准。
6. 员工、学生、校友或捐赠者活动
  1. 与部门、学校、校园或其他员工团体互补且特定的员工和/或学生活动相关的yh0612cc银河可以报销，只要该活动能够培养教职员工和学生之间的社区意识，并且其目的是直接使学院受益。负责预算的 CLF 成员最多可以承担或批准 100 美元（税前）。使用电子报销（或发票，如果yh0612cc银河直接向学院开具发票）提交的yh0612cc银河报告的批准将被视为预先批准的证据。超过此金额，需要获得负责预算的 SLF 成员的书面预先批准。
  2. 对于与每个校区举办的强制性年度学生活动（例如：集会、开放日、入门等）相关的yh0612cc银河，负责预算的 CLF 成员最多可以承担或批准 500 美元（税前）。使用电子报销（或发票，如果yh0612cc银河直接向学院开具发票）提交的yh0612cc银河报告的批准将被视为预先批准的证据。超过此金额，需要获得负责预算的 SLF 成员的书面预先批准。
  3. 与特定员工和/或学生活动相关的一揽子预先批准必须根据上面 4.6a 和 4.6b 中列出的阈值获得。该预先批准必须包括活动描述、购买的具体开始和结束日期以及预期购买的摘要。每张相关发票或电子索赔都需要附上一揽子预先批准。
  4. 与校友和捐助者管理活动相关的补充性yh0612cc银河，只要活动能够在教职员工、学生、校友和捐助者之间培养一种社区意识，并且其目的是使学院直接受益，则在获得财务、基金会和校友关系执行董事或经理的事先批准后，即可报销。
7. 个人活动
  学院禁止个人性质的支出，例如节日庆祝活动、办公室聚会、生日庆祝活动、婚礼庆祝活动、迎婴派对、参加戏剧和体育活动以及政治筹款活动。在特殊情况下，可以向执行成员寻求书面的预先批准。
8. 礼物
  属于娱乐、款待或表示适度价值的升值象征的礼物必须经过具有适当签字权的 SLF 成员的预先批准并记录在案。如果考虑赠送价值较高的礼物（超过 500 美元（税前）），则需要获得执行成员的预先批准并提供书面文件。校友参与基金或其他捐赠者指定的校友赠品或捐赠者礼品基金的捐赠可由执行董事或财务、基金会和校友关系经理批准或支付，最高可达 5,000 美元（税前）。如果考虑使用上述资金（超过 5,000 美元（税前））提供大额礼物，则需要获得执行成员的预先批准。
  《退休和认可政策》中有与退休礼物相关的具体准则。
  NSCC 不允许赠送现金或接近现金的礼物。如果礼品卡符合 CRA 非现金价值条件，则可被视为非现金：
  该卡上加载了特定的价值，并且只能用于从卡上标识的单个零售商或团体或零售商团体购买商品或服务。
9. 额外yh0612cc银河
  1. 鲜花、礼品篮和贺卡
    1. 购买鲜花、礼品篮或贺卡只有在退休或员工离职、生病需要住院以及员工或直系亲属死亡的情况下才会得到报销。为了代替为员工或直系亲属去世献花，可以向所选的慈善机构捐款（等值美元）。
  2. 个人空间装饰
    不得使用大学资金购买员工的个人工作空间。个人工作空间是指员工的办公室或隔间。图片、植物、花瓶、镜子和其他装饰品不应由学院承担yh0612cc银河，但公共空间装饰可在获得 SLF 书面批准的情况下购买。为办公室或小隔间购买的可接受报销的物品必须说明为什么该物品将改善或有利于员工开展工作，例如台灯。
  3. 计算机硬件/软件
    所有信息技术硬件、软件、网络交付的内容/服务和其他 IT 服务必须首先获得数字创新与技术经理或首席信息官的批准，除非：
    1. 通过技术服务台门户购买，该门户列出了经过数字创新与技术审查的预先批准的计算资产和配件。服务 - 电脑配件订单 (nscc.ca)。
    2. 列在技术服务台的计算机配件列表中，但根据需要通过其他有竞争力且经过批准的供应商购买。
      服务 - 技术设备订单 (nscc.ca)。
    3. 列在教学中心精心策划和预先批准的课堂技术清单中。教学技术工具包 (sharepoint.com)。
    4. 列入批准的技术标准，由数字创新与技术策划
      https://servicedesk.nscc.ca/TDClient/1770/Portal/KB/ArticleDet?ID=89964
    5. 未列在数字创新与技术策划的禁止技术中
      https://servicedesk.nscc.ca/TDClient/1770/Portal/KB/ArticleDet?ID=90500
  4. 办公支出
    鼓励员工使用上面列出的现有办公供应协议连接。提交报销的办公用品支出应仅在例外情况下进行。
  5. 个人员工专业会员资格和会费
    个人员工专业会员资格（即以员工名义）和最高 1,000 美元（税前）的会费需要预算经理/主管批准。使用电子报销（或发票，如果yh0612cc银河直接向学院开具发票）提交的yh0612cc银河报告的批准将被视为预先批准的证据。个人会员资格和会费超过 1,000 美元（税前）需要获得执行会员的书面预先批准。不需要 DPO，因为需要获得执行成员的预先批准。
  6. 会议yh0612cc银河（包括虚拟会议、研讨会、专业发展课程）
    对于员工将前往新斯科舍省以外的省外会议yh0612cc银河，员工必须使用电子索赔完成请求授权，该请求必须由员工的预算经理/主管和执行成员预先批准。
    省内会议yh0612cc银河（包括虚拟会议、研讨会、专业发展课程等）需要获得负责的预算经理/主管的预先批准，并符合以下门槛：
    CLF 预先批准最高金额为 500 美元（税前）
    SLF 预先批准最高金额为 1,000 美元（税前）
    超过 1,000 美元（税前）的高管预先批准
  7. 赞助
    所有赞助（即外部筹款活动、俱乐部团队横幅等）必须符合 NSCC 的战略目标和目标。每个赞助请求都需要按照以下阈值进行记录的预先批准：
    SLF 预先批准最高金额为 1,000 美元（税前）
    最高可达 2,500 美元（税前）的高管预先批准
    副总裁兼首席财务官预先批准超过 2,500 美元（税前）
10. 不可报销的yh0612cc银河
  已准备了一份不可报销的招待和其他yh0612cc银河清单，作为个人申报招待和其他yh0612cc银河的指南；但是，此清单并不包括所有不可报销的物品，员工在购买时必须做出合理的判断并谨慎行事（执行成员预先批准的书面批准除外）。
  1. 服装
  2. 俱乐部会费
  3. 信用卡利息和yh0612cc银河
  4. 捐款
  5. 高尔夫yh0612cc银河/滑雪通行证
  6. 电影
  7. 个人娱乐
  8. 政治筹款活动
11. yh0612cc银河报销
  1. 员工必须使用电子报销填写并提交yh0612cc银河报告，才能报销招待费和其他yh0612cc银河。电子索赔和资源材料可在上找到连接.
  2. 员工将在返回后的合理时间内（大约 90 天）使用电子报销填写并提交yh0612cc银河报告，并确保报告的准确性。逾期提交索赔（超过 90 天）需要书面说明延迟原因。
  3. 本政策允许的所有yh0612cc银河都需要明确说明 NSCC 商业目的，并且本质上必须合理、审慎。
  4. yh0612cc银河报告必须经过员工的预算经理/主管批准，然后会自动流向行政服务经理或中央财务经理进行审核和批准。
  5. 详细收据副本和付款证明必须与yh0612cc银河报告一起提交。仅信用卡收据并不能提供足够的支持。
  6. 对于提交的所有yh0612cc银河项目，员工必须在yh0612cc银河报告中列出的每个项目的说明字段中提供详细信息。证实应包括支出目的、参与者姓名、时间表等
  7. 员工预计会在大约两周内收到报销。该时间表是基于报告准确且获得适当批准的假设。
  8. 如果员工使用大学购买信用卡支付娱乐和其他yh0612cc银河，他们必须提供活动或餐饮的证据，如大学购卡政策.
12. 欺诈政策和程序
  学院的欺诈政策强调欺诈活动包括为了个人利益而不准确地报告财务信息。学院保留审核招待费和其他yh0612cc银河的权利。招待费及其他yh0612cc银河的支付并不代表最终批准。

政策支持

47.01 退休和认可政策（需要登录）
47.02 就业服务认可程序（需要登录）
62.01 差旅和报销政策
62.21 采购政策
62.61 大学购卡政策
62.71 大学交通卡政策
76.21 欺诈政策