差旅和报销政策

参考号。没有。	执行赞助商	政策管家	审批权限	首次批准	上次审核	生效日期	下一条评论
62.01	大学服务和战略副总裁	首席财务官	执行委员会	2009 年之前	2023 年 3 月 26 日	2023 年 4 月 1 日	2028 年 3 月

目的
1. 本政策的目的是为galaxy银河集团因大学业务而产生的合理费用（通常是在远离galaxy银河集团正常工作地点的情况下）提供差旅费报销标准。

范围
1. 除非某些集体协议另有规定，否则本政策适用于 NSCC 的所有galaxy银河集团。

定义

术语	定义
批准的场外工作地点	已通过 FlexPlace 安排批准的位置。
电子费用报销系统（电子索赔）	该系统用于报销galaxy银河集团符合条件的旅行、娱乐和其他费用。
执行成员	主席和副主席。
费用报告	galaxy银河集团通过电子报销系统提交的大学费用报销报告。
常规工作地点（指定 NSCC 校区）	指定的 NSCC 园区，galaxy银河集团根据职责提交报告、接收指示或就业信息。注意：这不一定是距离galaxy银河集团批准的异地工作地点最近的园区。
请求授权	针对省外旅行和技术采购的电子索赔中的电子预先批准请求。
高级领导力论坛 (SLF)	董事、院长、负责人、首席财务官 (CFO)、首席信息官 (CIO)、协理副总裁、副总裁和总裁。

政策
1. 资格
  1. 在做出合理判断和谨慎处理的情况下，NSCC 将报销galaxy银河集团符合条件的差旅费。差旅费必须与学院的运营直接相关。差旅费报销应使用电子报销连接.
  2. 学院的差旅和报销政策必须以一致的方式适用，无论差旅支出使用何种付款方式（例如大学信用卡、直接账单等）。
2. FlexPlace 安排
  1. 拥有 FlexPlace 安排的galaxy银河集团将不会获得批准的异地工作地点与其指定 NSCC 园区之间往返里程的报酬。
  2. 短期安排的情有可原的例外情况需要副总统的书面批准。这些安排可能被视为应税福利。
3. galaxy银河集团责任
  在出行之前，galaxy银河集团必须按照本政策所述获得出行授权，并谨慎规划出行细节。galaxy银河集团将在返回后的合理时间内（大约 90 天）使用电子报销填写并提交费用报告，并确保报销的准确性。
4. 预算经理/主管的职责
  galaxy银河集团的预算经理/主管必须确保在支出发生之前根据本政策制定和批准所有差旅安排，并在付款之前验证提交的费用报告。预算经理/主管有责任验证费用报告中各个费用项目的合理性、准确性和完整性。批准预算的经理/主管必须确保支出得到适当的支持。
5. 校园行政服务经理的职责
  对于来自校园的费用报告，除校长外，行政服务经理必须在批准报告之前核实报告是否符合政策、合理性、准确性和每项费用的完整性。
6. 中央办公室、财务部职责
  中央办公室财务部有责任支付所有差旅费用报告，并接受核实和审计程序，确保每份报告的合法性。经行政服务经理或中央财务经理批准后，galaxy银河集团有望在大约两周内收到报销。该时间表是基于报告准确且获得适当批准的假设。
7. 安全
  冬季驾驶很危险，在恶劣条件下驾驶会增加发生事故的风险。所有旅行计划都必须考虑驾驶条件。如果出行条件较差，应推迟出行，直至条件好转。否则，请使用其他会议方法。
  1. 请参阅网站511.novascotia.ca有关新斯科舍省内道路状况和安全的最新信息。
  2. NSCC 自助会议选项
    NSCC 提供自助视频和音频会议替代方案。详情请参阅：向 Teams 会议添加音频会议功能
8. 旅行目的地审批
  1. 在索赔人通常工作的社区及其周围旅行
    当galaxy银河集团需要在其正常工作地点附近参加会议或办事时，所收到的出租车或里程、停车费或合理的计价器费率将得到报销。费用报告（或发票，如果费用直接向学院开具发票）的批准将被视为预先批准的证据。
  2. 省内
    前往参加学院参加的协会的会议、大会、大会和例会，需要获得预算经理/主管的预先批准。费用报告（或发票，如果费用直接向学院开具发票）的批准将被视为预先批准的证据。
  3. 省外（加拿大和美国）
    所有省外（包括美国）旅行都必须使用电子索赔完成请求授权，并且在做出任何旅行安排之前，该授权必须由galaxy银河集团的预算经理/主管和执行成员预先批准。
  4. 国际（加拿大和美国以外）
    在加拿大和美国境外旅行的galaxy银河集团必须使用电子索赔完成请求授权，该请求必须在做出任何旅行安排之前得到galaxy银河集团的预算经理/主管和执行成员的预先批准。在加拿大和美国境外旅行的galaxy银河集团必须参考国际旅行政策.
9. 旅行社的利用
  NSCC galaxy银河集团负责自行安排旅行。galaxy银河集团可以通过直接向汽车租赁公司、航空公司或酒店预订来预订自己的旅行。在某些情况下，galaxy银河集团可能会选择使用旅行社的服务。 MARITIME TRAVEL 目前是学院的旅行社。仅当需要取消预订时可以退款时，才可以使用第三方预订机构。
10. 旅行保险
  NSCC galaxy银河集团有责任确保他们在任何大学商务旅行期间拥有有效的旅行、健康和人寿保险。以下信息包括可能需要的额外保险的详细信息。
  1. 省内
    健康保险通过省 MSI（医疗服务保险）计划提供。所有galaxy银河集团必须符合 MSI 资格并获得省健康卡 -novascotia.ca
  2. 省外（加拿大境内）
    1. 所有省份都签署了省际互惠计费协议（魁北克省的医生服务除外）。如果您向提供者出示您当前的省健康卡以获得必要的保险服务，则索赔将由所在省支付。然后，您的原籍省份将予以报销。如果您需要向主治医生付费，请将您的明细收据提交给 MSI 以供考虑。
  3. 国际（加拿大境外）
    1. 所有在加拿大境外出差的galaxy银河集团都必须在旅行期间申请 Guard Me 国际旅行健康和旅行取消/中断保险。如果不这样做，可能会导致在国外时缺乏保险。在预订机票后和旅行前尽早安排此保险非常重要。galaxy银河集团每次出国参加大学事务时都必须安排保险。有关如何申请承保的分步详细信息，请参阅旅行承保流程。 65 岁及以上的galaxy银河集团必须联系中央办公室人力资源部的集团福利顾问，他们将协助安排差旅保险。
    2. 有关国际旅行的更多信息，请参阅 Connect 上针对大学业务的国际旅行保险。额外费用必须使用电子索赔提交。
11. 旅行预付款
  1. 无法使用大学赞助的信用卡、个人信用卡或直接结算安排的galaxy银河集团可能可以获得旅费预支。旅行预支请求必须在旅行前至少三周提交给财务部，以便进行处理。
  2. 预支旅费只能用于抵消学院业务运营所产生的合理且必要的费用。
  3. 预支旅费的授权必须附有签名的支票申请，并附上使用电子索赔完成并获得适当批准的授权请求副本。所有请求必须包含有关计划编号、资助机构（如果适用）和项目帐号的信息。
  4. 预支差旅费的金额不超过预计的自付费用。预支旅行费用的金额不得低于 100 美元，且不得在旅行开始前 15 个日历日内预支。
  5. 预支旅费是直接贷款给galaxy银河集团的。galaxy银河集团个人有责任偿还全部预付款。预支差旅费的偿还并不取决于galaxy银河集团收到全部差旅费报销。galaxy银河集团个人应对任何丢失或被盗的现金负责。
  6. galaxy银河集团必须在旅行结束后三十 (30) 天内偿还预付款中未使用的部分。如果差旅费超过预付款，则可以要求报销差额。要结清预付款，必须使用电子索赔提交费用报告。
  7. 任何未付余额将通过学院的收债流程收取。学院保留从galaxy银河集团工资中扣除未付余额的权利。具有未清余额的galaxy银河集团自动没有资格获得未来的预付款，并且他们的主管将收到未清余额的通知。
12. 旅行方式
  索赔人必须确保使用最经济的路线、交通和住宿方式，同时考虑到旅程的目的和紧迫性。
  1. 租赁车辆：
    1. 学院鼓励在适当的情况下使用租赁车辆（例如单日往返行程超过 300 公里时）。租车时，galaxy银河集团必须尽可能使用首选供应商，并将自己指定为主要司机。首选供应商通常直接向学院收取费用。
    2. 租赁在新斯科舍省以外使用的车辆时，必须购买保险。在新斯科舍省旅行时，学院的自我保险政策涵盖租赁车辆。但是，如果学院租用车辆供非雇员或 25 岁以下的学生使用，则始终需要购买碰撞损坏保险。
    3. 除非情况允许，否则必须租赁紧凑型或中型车辆。如果租用全尺寸车辆，必须提供书面理由。
    4. 只要有可能，galaxy银河集团必须尽一切努力拼车。
    5. 购买必要的汽油、机油和挡风玻璃清洗液将根据使用电子索赔提交的收据进行报销。普通等级汽油将用于设计使用汽油运行的租赁车辆。仅当用户手册中要求使用优质汽油时才可使用优质汽油。
    6. galaxy银河集团应尽可能在返回租赁公司之前尽一切努力为租赁车辆加油。如果加油未完成，必须提供书面理由。
  2. 私家车
    1. galaxy银河集团可以在适当的时候使用自己的车辆出行。galaxy银河集团应尽可能选择最短路线出行。如果将个人旅行与大学事务相结合以及使用私人车辆导致额外费用，galaxy银河集团不应申请旅行报销。
    2. 私人拥有的车辆可以用于大学业务，但是，在任何情况下，学院都不会承担因在大学业务或其他方面使用私人车辆而引起的索赔的任何责任。车主有责任维持足够的保险并支付与车辆操作相关的所有费用。
    3. 私家车报销率为每公里 59 美分。
    4. 如果费用不超过行程公里数和停车费用的总和，galaxy银河集团可以申报从家到机场接送旅客的往返距离。
    5. 当galaxy银河集团因大学公务前往正常工作地点以外的工作/会议地点时，他们将获得家（从家出发或结束旅行时）与工作/会议地点之间的距离或从正常工作地点到工作/会议地点的距离（以较小者为准）的补偿。
    6. 当预算经理/主管要求galaxy银河集团在周末或之前安排的假期（不包括工作日校园关闭）返回工作/会议地点或常规工作地点时，他们将获得按请求时当前位置与工作/会议地点或常规工作地点之间的返回距离的补偿。
  3. 大学自有/租赁车辆
    1. 学院拥有或租赁的车辆只能由学院galaxy银河集团驾驶。所有被授权驾驶此类车辆的人员都必须拥有良好的驾驶记录和适合车辆类别的有效驾驶执照。
    2. 非学院galaxy银河集团的乘客不得乘坐学院车辆，除非获得学院书面授权。
    3. 学院拥有的车辆严格用于学院业务，不得借给个人使用。使用大学车辆往返工作和家庭的galaxy银河集团必须在个人所得税申报表上报告应税福利。该福利包括两个部分，包括反映galaxy银河集团个人使用车辆的备用费用和反映学院支付的运营费用中个人部分的运营福利。如果galaxy银河集团前往校园以外的另一个地点或根据其在学院的工作要求从该地点返回家中，则工作地点和家庭之间的旅行存在例外情况。
    4. 应税福利必须向经理、人力资源薪资和福利部门报告，以便将适当的汇款提交给加拿大海关和税务局。
    5. 大学拥有和租赁的车辆为使用这些车辆进行公务的galaxy银河集团提供足够的保险。
  4. 航空旅行
    1. 支持航空旅行的文件必须包括请求授权，以及旅客姓名、旅行目的、出发/回程日期、机票净额、飞行路线和舱位（例如经济舱）。
    2. 在省内，如果机票加上其他费用（例如往返机场的地面交通、餐饮和住宿）比同一行程的里程和其他费用（例如膳食和住宿）便宜，或者预算经理/主管和执行成员提供书面预先批准，则可以选择乘飞机旅行。
    3. 当galaxy银河集团厌恶乘飞机旅行时，学院应尽力安排工作，以便有时间允许galaxy银河集团通过其他方式旅行。报销前往旅行目的地途中转机的里程、餐食和住宿的总金额不得超过经济舱机票的费用。
    4. 所有航空旅行都必须尽可能采用最经济的票价。取消保险不会得到报销，除非特殊情况需要此类保险；需要单独的书面批准。
    5. 对于国际旅行，不建议使用包机价格的机票，因为包机价格不可更改、不可退款且可以取消。对于国际旅行，可以通过 Guard Me 以非常合理的价格购买取消保险和健康保险。
    6. 购买商务舱或头等舱机票的额外费用将不会得到报销，除非在特殊情况下获得执行成员的书面预先批准。
    7. 应尽早购买机票，以提高获得最优惠价格的可能性。
    8. 申请报销的机票金额必须为扣除汇率、机场费、安检费、折扣、改签费、旅行社费用等后的实际支付金额。部分或全部机票退款必须退还给学院。
    9. 只要替代旅行不会导致缺勤或额外的旅行费用，galaxy银河集团就可以保留因自愿跳槽而获得的福利。
  5. 出租车（本地使用）
    1. 在不适合或不合理使用私家车的情况下，出租车的使用将仅限于与大学相关的商务旅行。
    2. 除非集体协议的具体条款规定，否则当要求galaxy银河集团提前上班或在正常工作时间后继续工作时，galaxy银河集团的主管可以授权支付出租车费以将galaxy银河集团送回家。
    3. 必须附上收据，并在使用电子报销的费用报告上注明日期、出发点、目的地、其他乘客以及使用出租车的理由。
  6. 出租车（旅行时）
    1. 出租车的使用仅限于与大学相关的业务。
    2. 往返机场或其他航站楼的交通费可能需要报销。如果可行，此类旅行应乘坐机场巴士、班车服务或固定票价豪华轿车。
    3. 必须附上收据，并在使用电子报销的费用报告上注明日期、出发点、目的地、其他乘客以及使用出租车的理由。
  7. 其他地面交通费用
    1. 可以申请大学业务产生的桥梁、渡轮、堤道和停车费。只要有可能，就必须收集收据并使用电子索赔与费用报告一起提交。目前的例外情况包括：哈利法克斯大桥通行费和科贝奎德山口通行费。
13. 其他旅行费用
  1. 国际旅行费用
    当galaxy银河集团需要前往加拿大境外旅行时，我们将报销获取护照或签证、接种疫苗、X 光检查和健康证明（如果访问国家/地区要求）的安排。
  2. 行李
    galaxy银河集团将获得因运输一件个人托运行李以及与大学相关设备或用品相关的行李（如果适用）而产生的费用的报销。如果授权预算经理/主管认为这是合理的购买，galaxy银河集团将获得因行李丢失而需要购买的物品的补偿。
  3. 停车
    galaxy银河集团在正常工作地点值班时，停车费不可报销。停车费可凭以下收据申报：
    1. 当galaxy银河集团离开正常工作地点，并且在会议地点或会议期间没有免费停车位或收费停车位或不切实际时，可进行短期停车。
    2. 不提供住宿时过夜停车。
    3. 在机场或其他交通枢纽停车（如果比乘坐豪华轿车或出租车便宜的话）。
  4. 电话
    galaxy银河集团在出差期间拨打本地电话和长途电话所产生的合理费用将得到报销。
  5. 顺便说一下
    如果需要过夜住宿，可申请每晚 5 美元的过夜杂费津贴，用于支付杂项自付费用。该津贴包括洗衣费和小费（餐费除外）等。无需收据。
  6. 延长旅行状态
    
    galaxy银河集团集体协议中另有规定的除外
    如果galaxy银河集团需要在一个地点以出差身份停留三周以上，学院将尽力以最经济的价格做出特殊的住宿和膳食安排。当周末出差较长时，galaxy银河集团可以回家过周末，并以较低的费用报销；往返的合理交通费用，或者旅行地点的膳食和住宿费用（如果他们选择留下来）。
  7. 商务与个人旅行相结合
    如果情况允许，预算经理/主管可以授权galaxy银河集团将大学商务旅行与假期或其他个人原因结合起来。galaxy银河集团申请的允许的差旅费用仅限于与大学业务相关的费用。
14. 索取餐食和住宿
  1. 加拿大大西洋地区境内的餐食
    1. galaxy银河集团在因大学事务“在加拿大大西洋四省内”出差时，仅按每日津贴（不接受收据）报销餐费。旅行状态从galaxy银河集团因大学事务离开其家或常规工作地点时开始，并以galaxy银河集团返回其家或常规工作地点结束。当旅行状态在正常工作日开始前至少一小时或更长时间开始时，可以索取每日早餐。当旅行状态在下午 6:30 后结束时，可以申请每日晚餐。
    2. 以下每日膳食费用（包括税费和小费）适用于加拿大大西洋地区境内的所有旅行。
      
      早餐 $10.00
      
      中午（午餐） $15.00
      
      晚上（晚餐） $25.00
      
      每日最高津贴 $50.00
    3. 以下情况将不予报销每日津贴：
      1. 访问其常规工作地点社区内另一个 NSCC 地点的galaxy银河集团（例如，中心办公室和都会校区galaxy银河集团访问另一个都会校区或中心办公室）。
      2. 作为会议注册的一部分提供的餐食由学院支付，除非出于有记录的原因（例如健康或工作承诺），否则个人不能食用所提供的餐食。
      3. 商务会议期间提供的餐食，除非有记录的原因（例如健康限制），否则galaxy银河集团不能食用所提供的餐食。
      4. 航空公司或预订过夜住宿的地点提供的免费餐食，除非出于记录在案的原因（例如健康限制或工作承诺），galaxy银河集团无法享用所提供的餐食。
  2. 加拿大大西洋沿岸地区以外的餐饮（加拿大或美国境内）
    1. galaxy银河集团在“加拿大大西洋四省以外”因大学事务出差期间的餐费将仅按每日费率报销（不接受收据）。
    2. 以下每日膳食费率（包括税费和小费）适用于加拿大大西洋沿岸地区以外的所有旅行（以旅行地点的货币计算）。
      
      早餐 $15.00
      
      中午（午餐） $20.00
      
      晚上（晚餐） $30.00
      
      每日最高津贴 $65.00
    3. 以下情况将不予报销每日津贴：
      1. 作为会议注册的一部分提供的餐食由学院支付，除非有记录的原因（例如健康或工作承诺），否则galaxy银河集团不能食用所提供的餐食。
      2. 商务会议期间提供的餐食，除非有记录在案的原因（例如健康限制），否则galaxy银河集团不能食用所提供的餐食。
      3. 航空公司或预订过夜住宿的地点提供的免费餐食，除非出于记录在案的原因（例如健康限制或工作承诺），galaxy银河集团无法享用所提供的餐食。
  3. 住宿
    1. 在位置便利、设备舒适的机构中实际合理的住宿费用应报销给在大学期间需要过夜住宿的galaxy银河集团。galaxy银河集团有责任在注册时申请优惠房价。豪华住宿的使用将不予报销。
    2. 当galaxy银河集团在其日常工作地点及其周围（50 公里以内）参加会议或活动时，他们不会使用住宿，除非存在情有可原的情况，有书面理由，并获得执行成员的预先批准。
    3. 当galaxy银河集团离开其正常工作地点并需要在其正常工作地点 125 公里范围内住宿时，需要提供书面理由来支持报销。由于驾驶条件不佳（例如意外的大暴风雪）和会议开到深夜而引起的安全问题是支持报销的合理解释的例子。
    4. 学院将仅向galaxy银河集团报销房费和相关税费（需提交收据证明）。餐饮、酒吧服务、电影等均由旅客负责，且必须在退房时支付。
    5. 旅客应在退房前检查发票的准确性。
    6. galaxy银河集团可以私人安排与朋友或亲戚过夜的住宿，只要这种安排不会对旅行造成不便。如果使用私人住宿，galaxy银河集团每晚最多可获得 25.00 美元的报销，并且可以在没有收据的情况下申请此类住宿，前提是同时没有申请其他住宿。
    7. 在加拿大和美国境外旅行
      在许多发展中国家，获得餐费和杂费收据极其困难。因此，学院将接受加拿大财政部秘书处发布的指导方针，旅行指令，附录 D用于申请加拿大和美国境外旅行的每日津贴。
      
      仍可使用当天的汇率索取本次旅行的实际餐费收据。
15. 不可报销的费用
  已准备了一份不可报销的差旅支出清单，作为galaxy银河集团报销的指南。此列表不包括所有不可报销的项目。galaxy银河集团在报销差旅费用时必须做出合理的判断并谨慎行事。有关娱乐和其他费用的更多详细信息，galaxy银河集团应参阅娱乐和其他费用政策.
  
  此列表的例外情况可以在获得执行成员书面批准的情况下进行。
  1. 与学院无关的陪同旅行者的住宿费
  2. 酒精
  3. 育儿费用
  4. 俱乐部会费（请参阅娱乐和其他费用政策）
  5. 企业奖励费用
  6. 信用卡利息和费用（请参阅娱乐和其他费用政策）
  7. 捐赠（请参阅娱乐和其他费用政策）
  8. 超重个人行李费（超过一件个人托运行李）
  9. 高尔夫球费/滑雪通行证（请参阅娱乐和其他费用政策）
  10. 保险（非强制性）
  11. 个人车辆中的 MacPass
  12. 杂志、书籍、报纸或其他个人阅读材料
  13. 会员资格 – 航空俱乐部
  14. 电影
  15. 停车罚单和交通违规
  16. 个人蜂窝月费
  17. 宠物护理
  18. 与大学事务无关的中途停留。个人部分不可领取
  19. 盥洗用品
  20. 旅行或行李保险（可选），除非 NSCC 国际流动计划政策有要求。此类费用应使用电子索赔和购买证明在费用报告中提交。
  21. 住宿或会议提供商免费提供膳食时收到的每日膳食（需要提供书面理由）。
16. 费用报销
  1. galaxy银河集团必须使用填写并提交费用报告通过 Connect 电子报销差旅费.
  2. 对于里程，galaxy银河集团必须在费用报告中列出的每个费用项目的说明字段中包含详细信息。 Connect 上列出了每个校区之间的大致距离。
  3. 费用报告必须经过galaxy银河集团的预算经理/主管批准，然后会自动流向行政服务经理或中央财务经理进行审核和批准。
  4. 详细收据和付款证明的副本必须与费用报告一起提交。仅信用卡收据并不能提供足够的支持。
  5. 对于提交的所有费用项目，galaxy银河集团必须在费用报告中列出的每个费用项目的说明字段中包含详细信息。证据应包括支出目的（例如为什么乘坐出租车？机票是做什么用的？住酒店是做什么用的？用餐的目的是什么？）、参与者姓名、时间安排等
  6. 纸质索赔仅适用于例外情况，并且必须在提交前获得财务部的预先批准。
17. 欺诈政策和程序
  学院的欺诈政策强调欺诈活动包括为了个人利益而不准确地报告财务信息。学院保留审核差旅费的权利。差旅费和费用报告的支付并不代表最终批准。

政策支持

43.05 国际旅行政策
62.51 娱乐及其他费用政策
62.61 大学购卡政策
62.71 大学交通卡政策
76.21 欺诈政策

早餐	$10.00
中午（午餐）	$15.00
晚上（晚餐）	$25.00
每日最高津贴	$50.00