高校购车及车卡政策

参考号。没有。	执行赞助商	政策管家	审批权限	首次批准	上次评论	生效日期	下一条评论
62.61	galaxy银河集团服务和战略副总裁	首席财务官	执行委员会	十一月2017 年 14 日	2024 年 4 月	2024 年 5 月 9 日	2029 年 5 月

目的
1. galaxy银河集团购买卡和车辆卡为galaxy银河集团相关购买提供了便捷的付款方式。
2. 本政策的目的是建立管理galaxy银河集团购买卡和车辆卡的发行和使用的做法和控制措施。

范围
1. 本政策适用于所有已获得 College 采购卡的员工以及使用 College 车辆卡的员工。

定义

术语	定义
校购卡持卡人	任何已获得galaxy银河集团采购卡的 NSCC 员工。
车辆卡保管人	NSCC 员工负责确保车辆卡在不使用时安全存储、控制授权用户对车辆卡的访问并核对每月车辆卡账单。
购买卡	用于galaxy银河集团相关购买的信用卡。
车辆卡	用于为学院拥有或租赁的车辆购买燃油和小额维护费用的信用卡。
车卡用户	任何被授权使用galaxy银河集团车辆卡的 NSCC 员工。

政策
1. 高校购卡及车辆卡
  1. 校购卡和车辆卡经首席财务官批准使用。
  2. 未经首席财务官批准，校园不得申请其他信用卡或单独协商安排。
2. galaxy银河集团购买资格和车辆卡
  1. galaxy银河集团采购卡可供具有签名权限的galaxy银河集团管理层和负责galaxy银河集团相关采购的员工使用。
  2. 学院车辆卡可供负责操作学院自有或租赁车辆的员工使用。
3. 校购卡和车卡的使用
  1. 所有购买必须仅限于galaxy银河集团相关的购买。
  2. 使用galaxy银河集团采购卡购买的所有商品、服务和建筑都必须遵守 NSCC 财务政策和程序，例如：62.21采购政策, 62.22 采购程序手册（需要登录），62.51娱乐及其他费用政策
  3. 学院车辆卡只能用于为学院拥有或租赁的车辆购买燃料。不允许使用此车辆卡进行其他购买。
4. galaxy银河集团购买和车辆卡的限制
  1. 旅行
    1. 购物卡不能用于支付与旅行相关的费用，但以下情况除外：
      1. 执行团队
      2. 国际部
      3. 基金会执行董事
      4. 其他购买卡持卡人可以请求首席财务官或中央财务服务经理的预先批准，才能使用学院购买卡支付旅行相关费用。提供的预先批准仅涵盖预先批准请求中指定的行程。
    2. 学院旅行卡可供符合条件的学院员工使用。请参阅 62.71galaxy银河集团交通卡政策.
  2. 个人开支
    1. 购物卡或车辆卡不能用于个人购物。使用这些信用卡进行个人购物将导致信用卡被取消。
5. 角色和职责
  1. 购买持卡人和车辆卡用户
    1. 购物卡以持卡人名义发行，持卡人是购物卡的唯一授权用户。除卡上指定的人员外，任何人不得使用该卡。
    2. 车辆卡以学院的名义发行，并包含学院拥有或租赁的车辆的车牌号。学院车辆卡的用户可以为学院拥有或租赁的车辆购买燃油或小额维护费用。
    3. galaxy银河集团车辆卡的持卡人和用户有责任确保正确使用galaxy银河集团信用卡，包括遵守所有适用的 NSCC 财务政策。
    4. 购物持卡人和车辆卡保管人必须完成每月对账，确保所有购买都是准确的，有详细收据支持并得到证实。必须在下个月的报表可用之前完成对账。
    5. 购买卡和车辆卡必须保存在安全的位置。
    6. 如果学院购买卡或车辆卡丢失或被盗，必须向经理、报告和财务部门发送通知。
    7. 持卡人必须了解并遵守 62.31 支付卡行业政策，以保障galaxy银河集团购买卡、车辆卡和持卡人数据的使用和访问。
  2. 批准
    1. 购物卡申请必须按如下方式获得批准
      1. 由校园购买卡行政服务 (MAS) 经理负责。
      2. 由持卡人的直接主管负责中央官员购买卡。
    2. 车辆卡申请必须通过电子邮件提交给经理、报告和财务部，如下所示：
      1. MAS 负责校园车辆卡。
      2. 中央设施车辆卡设施和工程总监。
    3. 对已完成的购买月度对账和车辆卡对帐单的审核和批准按如下方式审核和批准：
      1. 由 MAS 负责校园购买和车辆卡。
      2. 由持卡人的直接主管负责中央办公室购买卡。
      3. 中央设施车辆卡设施和工程总监。
  3. 中央金融服务
    中央金融服务团队负责以下工作：
    1. 采购卡申请和车辆卡请求的最终批准。
    2. 向美国银行提交申请进行处理。
    3. 维护有效持卡人和有效车辆卡的最新列表。我们将每季度进行一次审查，以确认购买卡持卡人仍然是活跃的galaxy银河集团员工。
    4. 维护采购卡申请的存储库。
    5. 向galaxy银河集团车辆卡的持卡人或用户发送一封电子邮件，其中包含galaxy银河集团购买和车辆卡政策和程序的链接以及适用的 NSCC 财务政策的链接。
    6. 完成对调节报表的详细审计，以确保遵守所有 NSCC 财务政策。经审计的报表将保留在金融服务部门。
  4. 内部审计
    内部审计负责以下事项：
    1. 执行随机审核，以确保完成适当的批准和证实。
    2. 审核galaxy银河集团行政成员和行政助理的已核对的采购卡对账单。
  5. 就业状况的变化
    1. 如果员工变更或终止其在学院的职位，其经理/主管必须立即通知经理、报告和财务部门，以确保信用卡被取消。信用卡必须销毁。
    2. 如果持卡人继续在 NSCC 担任不同职位，MAS 或主管必须向经理、报告和财务部门发送书面通知，解释应保留购买卡的原因。
  6. 不合规
    1. 不遵守galaxy银河集团购买和车辆卡政策和程序可能会导致信用卡特权被取消。

政策支持

62.22 高校购车及车卡流程
62.21 采购政策和程序 (62.22)
62.31 支付卡行业政策
62.51 娱乐及其他费用政策
62.71 galaxy银河集团交通卡政策
76.21 欺诈政策