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高校购车及车卡流程

参考号。没有。 执行赞助商 政策管家 审批权限 首次批准 上次评论 生效日期 下一条评论
62.62 yh533388银河(中国)有限公司服务和战略副总裁 首席财务官 执行委员会 2024 年 5 月 9 日 四月2024 2029 年 5 月 9 日 2029 年 5 月
  1. 目的
    1. 此程序适用于yh533388银河(中国)有限公司购买和车辆卡政策的使用和管理。
  1. 范围
    1. 本程序文件适用于所有已获得yh533388银河(中国)有限公司购车卡或使用yh533388银河(中国)有限公司车辆卡的员工。
  1. 定义
术语 定义
yh533388银河(中国)有限公司购卡持卡人 任何已获得yh533388银河(中国)有限公司采购卡的 NSCC 员工。
车辆卡保管人 NSCC 员工负责确保车辆卡在不使用时安全存储、控制授权用户对车辆卡的访问并核对每月车辆卡对帐单。
购买卡 用于yh533388银河(中国)有限公司相关购买的信用卡。
车辆卡 用于为学院拥有或租赁的车辆购买燃料和小额维护费用的信用卡。
车卡用户 任何被授权使用yh533388银河(中国)有限公司车辆卡的 NSCC 员工。
  1. 程序
    1. yh533388银河(中国)有限公司信用卡申请
      1. 高校购卡卡
        1. 员工必须填写yh533388银河(中国)有限公司采购卡申请表才能申请yh533388银河(中国)有限公司采购卡。申请表可以在 Connect 上找到：学购卡申请
        2. 购物卡申请必须按如下方式获得批准：
          • 由校园购买卡行政服务 (MAS) 经理负责。
          • 由持卡人的直接主管负责中央官员购买卡。
          • 首席财务官 (CFO) 或报告和财务经理必须批准所有采购卡申请。
        3. 除了填写申请表外，员工还必须提供有关员工希望使用yh533388银河(中国)有限公司采购卡购买的物品或服务类型的详细信息。
        4. 通过签署yh533388银河(中国)有限公司采购卡申请表，申请人和主管承认他们有责任确保正确使用该卡并确认他们了解政策和程序。
      2. yh533388银河(中国)有限公司生车辆卡
        1. 车辆卡申请必须通过电子邮件提交给经理、报告和财务部，如下所示：
          • MAS 负责校园车辆卡。
          • 中央设施车辆卡设施和工程总监。
        2. yh533388银河(中国)有限公司车辆卡申请必须包含车辆卡保管人的工作人员姓名。保管人将负责确保车辆卡安全存储，在不使用时，将控制有权使用车辆卡的员工对车辆卡的访问，并完成车辆卡对账单的每月对账。
    2. 通过美国银行门户网站注册
      1. 购物持卡人必须自行注册才能使用 US Bank Access Online 访问每月信用卡对账单。可以通过以下链接访问 US Bank Access Online：https://www.access-online.com
      2. 注册过程完成后，用户可以使用以下登录属性登录 US Bank Access Online：
        1. 组织简称 - NSCC
        2. 用户 ID - 在向美国银行提交申请时设置。用户将收到一封确认用户 ID 的电子邮件。
        3. 密码 - 由用户在 US Bank Access Online 注册时设置
      3. 如果该日期是工作日，则可以在每月 7 日在线查看最新的每月信用卡对帐单。如果 7 日恰逢周末，信用卡月结单将在 7 日之后的下一个工作日提供。持卡人可以设置发送电子邮件通知，告知他们每月信用卡对账单何时可用。下面提供了有关如何设置电子邮件通知的详细信息。
      4. 信用卡持有人必须向 US Bank 多次注册，针对持有或使用的每种不同信用卡类型注册一次。
    3. 信用卡对帐单
      1. 从 US Bank 下载的信用卡对帐单包含完整的 16 位信用卡号。访问和下载信用卡对帐单的用户必须删除或以其他方式从信用卡对帐单中删除完整的信用卡号。
      2. 62.31 支付卡行业政策禁止：
        1. 以电子方式存储包含完整信用卡号的文档。因此，用户必须在以电子方式存储信用卡对账单之前删除完整的信用卡号。
        2. 如果文档包含完整的信用卡号，则通过电子邮件或其他电子方式发送文档。因此，在通过电子邮件或任何其他电子传输方式发送信用卡对帐单之前，用户必须从信用卡对帐单中删除完整的信用卡号。
      3. 有关编辑/删除信用卡号的信息可在 Connect 上找到：如何从信用卡对帐单中删除信用卡详细信息.
    4. 对帐流程
      1. 购车卡持卡人或车卡保管人负责在线检索信用卡月结单。负责核对信用卡账单的工作人员必须审查费用的准确性。该报表必须与支持收据一致，并且所有费用/收据必须得到证实。详细收据和信用卡收据必须附在对账单上。持卡人必须在声明上签名并注明日期，以确认该文件正确无误，并且所有支出均与学院业务相关。
      2. 所有费用都需要得到证实。文件可以包含或附加到信用卡对帐单中，或者信息可以包含在支持收据中。
      3. 必须在收到下个月的对帐单之前核对信用卡对帐单。这大约需要一个月的时间来核对报表。
      4. 如果所购商品有此要求，则必须在信用卡收据上附上 PO 或 DPO 的副本。
      5. 如果所购商品有此要求，则必须在信用卡对帐单中附上预先批准文件（例如 IT/技术购买、礼品）的副本。
      6. 如果收据丢失，则必须通过交易的解释和详细信息来证实费用。此外，经理/主管应在报表上签署相应的交易。
      7. 对账单与支持收据进行核对、证实、签署并注明日期后，必须对其进行审核和批准，以确认符合 NSCC 财务政策，并检查日记凭证的准确性，以便在需要时重新分配 VISA 费用。审批职责如下：
        • 校园采购和车辆卡行政服务 (MAS) 经理。
        • 持卡人中央办公室购买卡的直接主管。
        • 中央设施车辆卡设施与工程总监。
      8. 批准和审核后，必须将调节后的报表连同所有详细收据提交给中央财务部。财务部门将完成对调节报表的详细审计，以确保遵守所有 NSCC 财务政策。经审计的报表将留存中央财务部。
  1. 政策支持

62.21 采购政策
62.22 采购程序
62.31 支付卡行业政策
62.51 娱乐及其他费用政策
62.61 yh533388银河(中国)有限公司购买和车辆声明
62.71 yh533388银河(中国)有限公司交通卡政策
76.21 欺诈政策

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