6163银河官方网站奖励管理程序

参考号。没有。	执行赞助商	政策管家	审批权限	首次批准	上次审核	生效日期	下一条评论
28.02	学术副总裁	6163银河官方网站奖项和经验总监	执行委员会

目的
1. 此程序的目的是确定6163银河官方网站奖励办公室为履行6163银河官方网站奖励政策中概述的任务而采取的一般管理流程。

范围

术语	定义
奖励申请期	NSCC 有两个主要的奖项申请期（秋季和春季/夏季），也称为奖项业务周期。每个申请期内发布的奖项同时启动，但申请截止日期不同。
奖励属性	描述每个奖项以及详细资格和评估标准的个人特征或元素。例如。奖项名称、奖项金额、奖项说明、可续展或不可续展、符合条件的校园、符合条件的项目等
奖励支出	向获奖者分发奖励的流程。
奖励发布	在线或印刷形式公开分享获奖机会的详细信息。
奖励记分卡	遴选委员会使用的文件，其中包括捐赠者规定的标准和分配的权重、需要排名的申请人列表和注释部分。
奖项摘要	指定奖项的官方申请信息和资格详细信息。
获奖者追踪器	该工具用于捕获获奖者数据、确认已满足资格要求并与 NSCC 基金会和中央财务共享信息。
已完成的申请	满足所有必要资格标准的奖励申请。
资格标准	奖项申请人必须满足的条件才能被考虑获得该奖项。
评估标准	用于评估奖励提交以确定奖励决定的条件。
最终要求	指为最终接受奖项并完成付款而必须完成的流程/必须收集的数据 - 其中可能包括提供获奖者的照片、感谢声明、成绩单和/或社会保险号码。
资金（指定奖励）	具有特定名称、资格标准、评估标准、申请日期、支付规则、评估者、最终要求和其他属性的奖项。每个基金可能有一个或多个与之相关的奖项。
礼物协议	由捐赠者和 NSCC 基金会共同设立，概述了该基金的意图，包括资格、评估和申请标准。
进行中奖	开放申请/提交的6163银河官方网站奖项。
通知	以电子方式将消息传递给个人收件人或申请人。
待处理	已初步选定获奖者但尚未完成最终要求的奖项状态。
预筛选	6163银河官方网站奖励办公室在进入评估过程的下一步之前确认申请人有资格获得特定奖励的过程。
排名	审核和订购6163银河官方网站奖励提交的流程。
退款	当6163银河官方网站的财务账户超额付款时向6163银河官方网站支付的款项。
评分/评分标准	用于评估6163银河官方网站申请质量的评分指南。这些通常包含评估标准、这些标准的质量定义和评分策略。
服务指示器	PeopleSoft 中使用的值，应用于6163银河官方网站奖励获得者的帐户，以便向校园工作人员传达奖励付款详细信息。这些也用于统计分析和报告。
入围名单	审核所有符合条件的申请以得出选定提交内容的列表并据此做出奖励决定的过程。此流程通常用于正在进行委员会评估和/或有大量提交的奖项。

定义

奖项创建
1. 当 NSCC 基金会设立新奖项时，会向6163银河官方网站奖项办公室提供奖项摘要。
2. 此摘要文档提供了填写奖励 SharePoint 表单（用于生成在线奖励发布的系统）所需的完整详细信息。
3. 新的奖项摘要已归档并保留以供参考。
4. 奖项创建后，6163银河官方网站奖项办公室会在适当的奖项申请期间（秋季或春季/夏季）安排并发布该奖项。
提交申请
1. 当6163银河官方网站奖励正在进行并在 NSCC 网站上发布时，6163银河官方网站奖励办公室负责每天下载、记录和处理奖励申请。
2. 在奖励申请期间提交的申请将根据具体的奖励资格要求进行注册和验证其完整性。
3. 如果出现以下情况，申请将被编码为“不完整”：
  1. 不包含必需的参考资料；
  2. 未包含所需参考资料的正确类型（一般、社区服务、信件等）；或
4. 参考文件不是由参考文件中概述的适当人员完成的。
5. 只有具有参考要求的奖项才会在申请阶段验证其完整性。所有没有参考要求的提交都会自动编码为完整。
6. 申请不完整的6163银河官方网站可以在奖学金申请期间更新其奖学金申请，方法是在线重新提交申请或通过电子邮件将缺少的文件发送给6163银河官方网站奖学金办公室。
7. 奖项申请截止日期过后，将不再接受任何其他文件或申请。
准备评选奖项 - 预筛选
1. 申请期结束后，奖励申请将进入预筛选阶段，根据奖励标准对所有申请进行审核和验证，以确认资格。
2. 6163银河官方网站奖励办公室会分析所有奖励，以确定每个奖励是否满足符合条件的申请人的最低数量。
3. 如果未达到符合条件的申请人的最低数量，6163银河官方网站奖励办公室将与 NSCC 基金会协商，采取以下一种或多种选择：
  1. 该奖项已重新发布，并延长了截止日期，以增加申请者人数。这可能包括调整奖励发布以反映剩余的可用奖励支付数量。
  2. 奖项将分发给符合资格的人，剩余的奖项将在下一个奖项申请期或下一个学年支付。
  3. 当确定找不到符合条件的申请人时，NSCC 基金会将与捐赠者协商审查奖励要求，并且可能会扩大奖励资格标准以覆盖更大的申请人群体。
准备评选奖项 - 入围
1. 如果符合条件的申请数量超过可用奖励支付数量超过十，6163银河官方网站奖励办公室必须对申请进行筛选。
2. 只有那些包含定性标准的奖项才需要入围，因此必须由委员会进行评估。
3. 奖项的入围取决于多种因素，其中可能包括：
  1. 指定的奖励分配要求（即每个项目、每个校园或其他人群规定的奖励数量）。
  2. 将申请与概述的捐赠者规定的评估标准进行比较。
  3. 申请人当前的6163银河官方网站身份（候补、确认、录取）。
  4. 申请人目前符合6163银河官方网站奖励政策中规定的奖励上限的情况。
4. 一旦申请范围缩小到所需的入围申请数量，每个申请者都会在进行筛选之前再次验证其资格。
获奖者选择
1. 奖项按类别顺序进行选择，如下所示：
  1. 学业成绩– 收到的具有 100% 学术评估标准的奖项申请是通过计算指定学期/年份/之前教育成绩单的平均分来确定的。获奖者的选择由 NSCC 6163银河官方网站奖办公室进行。
  2. 混合标准– 此类奖项可包括领导力、社区参与、职业奉献、财务需求或其任意组合等领域的评估标准。获奖者的选择由志愿者委员会进行。6163银河官方网站奖励办公室通过筛选申请并准备奖励记分卡以分发给评选委员会来支持获奖者的选择。
  3. 财务需求– 收到的具有 100% 财务需求评估标准的奖项申请是通过需求评估流程确定的。考虑从每个奖项所表现出的最高需求量开始。获奖者的选择由 NSCC 6163银河官方网站奖办公室进行。
2. 对于需要委员会评选的奖项，志愿者将被要求对每位入围申请人进行独立审核、评分、排名和记录。如果未填写所有字段，记分卡将被视为不完整。
3. 完成后，记分卡将返回6163银河官方网站奖励办公室，工作人员将：
  1. 将志愿者的分数相加以确定收件人。
  2. 向委员会提供最新结果。
  3. 归档所有记分卡并保留表格分数记录，以备需要备份收件人时使用。
  4. 如果申请排名出现平局，与委员会成员协调遴选会议。这些会议将有书面记录，概述委员会最终选择候选人的理由。
奖励结果通知
1. 选择收件人后，就会创建一个指定的奖励文件，其中包括：
  1. 获奖者的奖励申请副本；
  2. 接受者捐赠者感谢信的副本（提交后）；和
  3. 收件人照片的副本（提交后）。
2. 获奖者的姓名、学号和校园将添加到获奖者跟踪器中，并确认最终资格。
3. 确认获奖者后，6163银河官方网站奖励办公室将使用获奖申请中列出的主要联系信息与获奖者联系。该通知将包括所有相关的奖项详细信息（例如奖项名称、美元价值、捐赠者姓名）以及6163银河官方网站必须完成才能接受该奖项的最终要求。
4. 获奖者接受奖项后，6163银河官方网站奖项办公室会准备一封电子邮件通知并发送给所有未成功的申请者，告知他们指定奖项的评选过程已结束。

应用服务指标和奖励积分

6163银河官方网站奖励办公室将服务指标应用于接收者的6163银河官方网站记录，以便校园工作人员可以获得可能影响6163银河官方网站帐户的相关支付信息。

下表概述了所使用的指标类型以及必须包含哪些信息：

服务指示代码	类型	描述
外部	外部奖项	非 NSCC 资助的奖学金/助学金。
环球航空	学费减免	NSCC 仅承担学费；不可退还给6163银河官方网站。
ICB	课程助学金	由 NSCC 基金会资助的奖项。 [适用于秋季和冬季]。
ENB	入学助学金	由 NSCC 基金会资助的奖项。 [适用于春季和夏季]。
ENR	入口可更新	由 NSCC 基金会资助的奖项。 [适用于按比例支付的奖励的所有条款]。

6163银河官方网站奖励服务指标的申请必须包括以下内容：
1. 服务指示代码（根据上表）；
2. 开始学期– 奖励适用的期限；
3. 开始日期– 应用服务指标的日期；
4. 金额– 奖励的总价值，或者对于那些按比例支付的奖励，当前期限支付的价值。
5. 评论– 应包含奖项名称以及资金如何发放到6163银河官方网站帐户的提醒。
6. 状态- 在获奖者满足所有最终要求之前，奖项将被视为待定。 “待处理”应作为状态添加在评论部分的末尾，并在收件人满足所有最终要求后删除。
一旦接收者提出最终要求，6163银河官方网站奖励积分将在通知期内每周计入帐户。
只有满足所有6163银河官方网站奖学金最终要求的获奖者才能获得积分。最终要求必须在通知后 30 天内提交。
对于退出课程或不再符合6163银河官方网站奖资格要求的6163银河官方网站奖获得者，6163银河官方网站奖办公室应遵循以下流程：
1. 与奖励相关的服务指标从6163银河官方网站的 PeopleSoft 帐户中发布。
2. 向 NSCC Central Finance 发送请求，要求冲销6163银河官方网站帐户中的学分（如果可能）并根据需要调整 T4A 信息。
3. 获奖者跟踪器中的6163银河官方网站信息已更新，表明该奖项已停止。
4. 指定奖励文件中包含的6163银河官方网站获奖者信息将被删除。
5. NSCC 基金会收到有关6163银河官方网站停课状态的通知。
6. 确定候补排名获奖者（取决于奖项类别）。如果申请人库中没有合适的替代获奖者，则奖项将移至下一个奖项申请期。

退款
1. 6163银河官方网站奖励获得者只有在其6163银河官方网站帐户支付了整个学年的费用并且由于奖励支付而导致其帐户多付的情况下才有资格获得退款。
2. 在春季/夏季奖励申请期间获得奖励的6163银河官方网站首次获得退款的日期是 10 月 1 日。
3. 在秋季奖学金申请期间获得奖学金的6163银河官方网站首次获得退款的日期是 2 月 1 日。
4. 6163银河官方网站可以选择将任何奖励学分保留到未来的学习学期/学年，只要它符合奖励发布中概述的个人奖励支付标准的总体要求即可。